Aprende a gestionar un proyecto con este Máster en Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es una de las actividades más importantes en cualquier organización, conseguir realizar una gestión eficiente y óptima puede dar como resultado unos productos exitosos que cumpla con las expectativas marcadas por la organización. Para poder realizar esta gestión es importante determinar ciertas actividades clave.
La determinación de objetivos es una de estas actividades con una especial importancia, estos objetivos que se marquen deberán de seguir la modalidad SMART, esta proviene de las siglas en inglés y viene a decir que tiene que ser específico, medible, alcanzable, relevante y con un tiempo determinado. Gracias a la determinación de objetivos se podrá:
- Realizar una gestión eficiente tanto del comienzo del proyecto como la evolución de este y la detección de los ajustes necesarios.
- Control y respuesta ante contingencias, en el caso de un riesgo o problema que aparezca a lo largo del proyecto se podrá realizar una identificación y corrección a este.
- La finalización, gracias a determinar este tipo de objetivos se consigue conocer cuando la fase de gestión de un proyecto ha terminado, dando por finalizada la actividad.
Cómo has podido ver la determinación de objetivos jugará un papel muy importante durante todo el ciclo de vida del proyecto por lo que definirlos de una manera correcta condicionará todo lo que venga después.
Los proyectos y su gestión, por tanto, necesitan de actividades que se han de realizar en el día a día. Para ello encontramos otros tipos de objetivos, estos son los objetivos específicos los cuales se comunicarán a través de reuniones esporádicas con los miembros de la organización. Estos objetivos tienen como objetivo comunicar o revisar resultados, plantear soluciones ante problemas o conocer las consecuencias que ha tenido una decisión, reducir los costes que se están generando por procesos ineficientes para aumentar el margen de beneficio, y el establecimiento de posibles nuevos objetivos estratégicos.
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La gestión de proyectos, por tanto, necesita seguir varias fases para su consecución, estas fases pueden ser diferentes dependiendo de la organización, la actividad que realiza o el producto que va a comercializar. Aun así según la PMI se establecen las siguientes fases de gestión que suelen ser comunes en la mayoría de las organizaciones:
- Viabilidad, deberá de realizarse un análisis que nos confirme o deniegue la viabilidad de un proyecto, antes de que este comience en marcha ya se comienza a realizar una gestión del proyecto. Esto tiene una gran importancia, ya que si no es viable, todo lo que venga después del inicio del proyecto tendrá consecuencias negativas. Para realizar el estudio de viabilidad será necesario realizar un análisis del posible alcance que debería de tener el proyecto, los riesgos a los que se enfrenta, los beneficios y costes económicos que se tendrían si este se pone en marcha. Si se consigue pasar todos estos aspectos podrás pasar a la siguiente fase.
- Planificación, se definirán todas las tareas y recursos que es necesario que realicen los diferentes departamentos de la organización.
- Ejecución, consiste en poner en marcha la planificación anterior a través del establecimiento de grupos de trabajo y la puesta en marcha de las tareas, además de gestionar los posibles cambios.
- Monitoreo, se trata de realizar el seguimiento y control de las actividades que se están realizando.
